各班主任、各函授站：

随着我院成人高等教育办学规模的逐步扩大，为规范成人高等教育学籍管理和业务办理流程，现将我院学籍管理业务办理流程和要求通知如下：

一、毕业、学位申请及证书签发

1．于每年的5月和12月接受学生毕业申请，当年6月和次年1月办理毕业证签发；每年5月接受学生学位申报，当年7月办理学位证签发。具体时间以当期通知时间为准。

2．学生必须缴清全部学费和书费后方可提交毕业申请，毕业和学位授予申请请务必按当期通知要求报送，报送材料要按格式填写，不得有缺项，对不符合要求的材料一律自动作废。纸质文档需要负责人签字和单位盖章，电子文档要求发到通知指定邮箱。

3．关于毕业、学位证书及毕业信息核准的问题，请按学籍管理部的通知，及时为证书粘贴相片并核查证书信息；签发毕业证书时，务必要提醒学生核对证书上的信息并尽快登陆教育部学历证书查询网址：http://www.chsi.com.cn，查询毕业证书上网情况，发现问题及时向学籍管理部反馈，以便处理。

4．毕业、学位证书由各班主任或函授站统一领取，学籍管理部不接受应届毕业的学生个人领取毕业证书。

二、学历电子图像采集

学生学历电子图像由我院组织采集，一般安排在每年12月初，具体时间请关注每年11月学籍管理部通知。为保证图像合法、合格，原则上要求学生参加统一采集，对于面临毕业但依然无法参加统一采集的学生，可在每年规定时间内按要求另行处理。

三、学籍或学历证明

先由各班主任或函授站开具学生在校学习情况证明，学籍管理部根据该证明核查学生学籍或学历情况，开具学生学籍证明。

四、学籍异动

仅在新生入学后的第一年内，学生可以申请调整专业或学习形式。每年只有两次办理转专业和转学习形式申请的时间。分别为3月和10月，具体时间留意学籍科通知。由各班主任或函授站在QQ群下载相应表格并汇总名单交学籍管理部审核操作，纸质文档需要负责人签字和单位盖章，电子文档要求发到通知指定邮箱。

每个学生在读期间只有一次调整专业或学习形式的机会。学习形式只能办理本部转入不能办理本部转出。（在新生录取时一定要细心核对录取大表，以便造成不必要的错误。）

五、补办毕业证明书

学生若不慎丢失或损毁毕业证书原件，可申请补办毕业证明书。要求本人持身份证及原毕业证复印件到当地主流媒体（如：梧州日报）登报声明原毕业证书作废；携所刊报纸到学籍管理部补办毕业证明书。

六、学籍清查

学生入学后，根据教育部反馈，会有部分报读专升本的学生无法完成学籍注册而要求作进一步学籍清查。原因有以下几个方面：1.证书的年代太远，网上查不到；2.证书不属于国民系列教育；3.专科学校没有做好证书的注册工作。学籍管理部门将于每年9月下发当年需进一步清查的学生名单及学籍清查通知，请按通知要求处理。

七、其他

1．办理学籍信息变更、学籍清查、学籍异动、学历信息勘误等，请在QQ群下载相关表格填写，纸质文档以及相关佐证材料附后交学籍管理部统一上报。学籍管理部每年只办理两次，时间分别为3月和10月，具体时间留意学籍科通知。

2．请各班主任、各函授站负责人加入QQ群：398204487 ，及时留意学籍管理部最新通知，未尽事宜也可在群里互相交流、商议。今后，所有通知要求均在群内发布，恕不另行通知。

3．今后，有关当年在校学生和应届毕业生所需办理的以上所述业务均以班和函授点为单位，由班主任和函授点统一收集、初审、报送材料。学籍管理部不再面对单独学生前来办理业务。

4．其他未尽事宜，请密切关注QQ群的通知公告。

学籍管理工作是学校依据国家教育行政部门颁发的有关规定和学校制定的实施细则、规章制度，对学生从入学注册到学成毕业的整个过程所进行的阶段和全过程的质量考核及管理，是一项非常严肃、细致、繁琐的工作并具有很强的政策性。请各班主任和函授站重视并做好学籍管理工作，请认真阅读我院各项通知要求，各项报送材料必须按格式填写，不得有缺项，今后，对不符合要求的材料一律自动作废。

梧州学院成人教育学院

2017年1月1日